przepływ informacji w firmie

Do sukcesu przedsiębiorstwa, w równym stopniu jak strategia cenowa, może przyczynić się system komunikacji wewnątrzorganizacyjnej. Przedsiębiorstwo to małe społeczeństwo, w którym system komunikacyjny pełni rolę spoiwa. Członkowie organizacji, wysyłając i odbierając wiadomości, używają tych samych symboli, sloganów czy słów – kluczy. Daje im to poczucie wewnętrznej więzi. Siła, jaką stanowi system przepływu informacji, może być więc wykorzystywana nie tylko do przekazywania suchych danych, ale też do lepszego motywowania pracowników. W nowoczesnej firmie do przekazywania informacji wykorzystuje się przede wszystkim elektronikę. Często korzysta się z internetu. To rodzaj dużej tablicy ogłoszeń. Przykładowo dział marketingu używa go do informowania pracowników o produktach w Polsce i na świecie, planach marketingowych, kampaniach reklamowych czy promocjach. Dział public relations codziennie przekazuje, co piszą media w Polsce i na świecie. Specjaliści od zarządzania zasobami ludzkimi umieszczają w wewnętrznej sieci wskazówek i informacji dla pracowników: od zasad wykorzystywania poczty elektronicznej po regulamin pracy i modelowo wypełnione formularze rozliczeń z delegacji. Organizuje się też telekonferencje i systematyczne spotkania pracowników. Jednak oprócz dobrodziejstw, elektroniczne metody komunikacji wewnętrznej przynoszą nieoczekiwane i niekorzystne efekty, bowiem ludzie zaprzestają bezpośrednich kontaktów. Warto więc wprowadzać reguły użytkowania poczty elektronicznej, np. ograniczyć ja do określonych tematów. Trudno jest jednoznacznie wskazać na skuteczność zastosowania konkretnego systemu w organizacji. Praktycznie nie da się tego zmierzyć; nie można przecież stwierdzić z całą pewnością, że dzięki skutecznemu przekazywaniu informacji zostały osiągnięte konkretne cele. Najpełniej skuteczny przepływ informacji opisał kilka lat temu P. Williams firmy ubezpieczeniowej AllState. Stwierdził on że „system komunikacji skuteczny jest wtedy, gdy nie przekazuje wiedzy o tym, co powinno się w firmie dziać, ale przekazując ją sprawia, by to się działo”

Category: oprogramowanie dla firm, systemy komunikacji | Tags: